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Der wichtigste Teil eines Serienbriefes ist die Steuerungsdatei. Diese wird normalerweise in Excel angelegt. Noch bevor man Adressen hier aufnimmt sollte man sich Gedanken über eine sinnvolle Struktur machen, nur damit verhindert man auf Dauer totale Unübersichtlichkeit.
Eine mögliche Gestaltung ist: Anrede Adressblock 1, Titel Adressblock 1, Vorname 1, Name 1, Anrede Adressblock 2, Titel Adressblock 2, Vorname 2, Name 2, Firmenzusatz, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Anrede Brief 1, Titel Brief 1, Anrede Brief 2, Titel Brief 2. Jedes Komma steht hier für eine neue Spalte. Zu befüllen wäre diese Tabelle jetzt z.B. Frau, Prof. Dr., Karin, Mayer, c/o Uni irgendwas, Müllerstr. 14 a, 12345 Irgendwo, Sehr geehrte Frau, Prof. oder Frau, Karin, Schulz, Herrn, Günter, Schulz, Schmitzweg 3, 12345 Irgendwo, Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr. Diese Excel-Liste wird nun mit allen gewünschten Adressen befüllt. Die nicht zutreffenden Spalten werden einfach frei gelassen.

In Word sollte man sich am Besten die Serienbriefsymbolleiste einfügen, dann ist die Erstellung eines Serienbriefes bei einer guten Steuerdatei sehr einfach. Als erstes klickt man auf “Datenquelle öffnen” und sucht die entsprechende Steuerdatei. Dann wählt man über “Seriendruckempfänger” alle Datensätze aus, an die ein Brief geschrieben werden soll. Dann geht man auf “Seriendruckfelder einfügen”. Hier werden jetzt die Bezeichnungen der Spalten, die man in der Excelliste gemacht hat, eingeblendet und die Bedeutung einer guten Benennung dieser werden deutlich. Man wählt also in der richtigen Reihenfolge alle einzufügenden Spalten aus und klickt jeweils auf “einfügen”. Sind alle wichtigen Spalten eingefügt, werden als erstes die nötigen Leertasten gesetzt, z.B. zwischen Name und Vorname und die nötigen Absätze eingefügt, z.B. zwischen Name und Adresszusatz. Dabei stößt man auf das Problem, dass man zwischen dem Titel und dem Vornamen etwa keine Leerzeile direkt einfügen kann, da sonst bei Datensätzen ohne Titel der Name eine Leertaste nach innen verschoben ist. Man sieht dies oft, es ist aber ein Zeichen von mangelnder Beherrschung von Word. Hier kann nämlich ganz einfach Abhilfe geschafft werden, man geht mit dem Curser zwischen Titel und Vorname und klickt dann “Bedingungsfeld einfügen” an und wählt “wenn…dann…sonst” aus. Hier wählt man unter Feldnahme “Titel” aus, unter Vergleich “ist nicht leer” und gibt bei “dann diesen Text einfügen” ein Leerzeichen ein. Ähnlich macht man es mit dem “und” zwischen Ehepaaren (Frau Karin Schulz und Herrn Günter SchulZ soll es schließlich sein), hier ist der Teldname halt “Name 2” und unter “dann diesen Text eingeben” das und rein, das selbe beim “Sehr geehrte Frau Schulz, sehr geehrter Herr Schulz” mit dem Komma.

Ist dies erledigt, klickt man am besten einmal auf die “Seriendruck-Vorschau”-Taste und guckt sich (bewegen mit den Pfeiltasten) einige Briefe an, um sicher zu stellen, dass man nichts vergessen hat. Vorsicht, bei Änderungen vorher unbedingt zurück zu Dokument 1, da sonst Änderungen manchmal nicht auf die ersten Dokumente übertragen werden! Ist man sich sicher, dass alles gut aussieht, kann man entweder “Seriendruck in neues Dokument” oder “Seriendruck an Drucker” anklicken, im ersten Fall wird der Seriendruck als Worddokument ausgegeben, was einem die Möglichkeit lässt, letzte kleine Fehler bei den Adresseingaben zu korrigieren und das Dokument dann zu drucken, im zweiten Fall wird direkt gedruckt. Meiner Erfahrung nach kann es schon mal sein, dass Word sich bei einem der Befehle aufhängt, dann funktioniert aber meist der andere.

Es braucht zwar etwas Arbeit, bis die Steuerdatei steht und diese braucht auch etwas Pflege, aber wenn man sich einmal die Arbeit macht, kann der Serienbrief einem danach eine ziemliche Menge Arbeit ersparen, wenn man bestimmte Adressen immer wieder braucht. Und wenn man die ganzen Felder in Word erst mal stehen hat, kopieren die sich relativ leicht in weitere Dokumente.